Chính phủ yêu cầu đến ngày 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc sử dụng hóa đơn điện tử. Ngay từ thời điểm này, các đơn vị cần tìm hiểu các quy định liên quan đến loại hình hóa đơn này. Hãy cùng tham khảo hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử của LuatVietnam dưới đây.
Hóa đơn điện tử là gì?
Nghị định 119/2018/NĐ-CP định nghĩa về tại khoản 2 Điều 3 như sau: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử bao gồm 02 loại:
– Không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
– Có mã của cơ quan thuế: Dược cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Trong đó, mã của cơ quan thuế là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Đến 1/11/2020, các doanh nghiệp phải hoàn thành sử dụng hóa đơn điện tử (Ảnh minh họa)
Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:
– Đối với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập loại hóa đơn này là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với trường hợp cung cấp dịch: Thời điểm lập là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Dù mới chỉ được áp dụng trong một thời gian chưa dài, nhưng hóa đơn điện tử đã chứng minh được nhiều lợi ích đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Có thể điểm lại một số lợi ích khi sử dụng loại hóa đơn này như sau:
– Tiết kiệm chi phí:
Khi sử dụng hóa đơn, các đơn vị không tốn chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn… Theo đó, chi phí của hóa đơn điện tử ước tính chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.
– Thời gian giao, nhận hóa đơn nhanh chóng:
Với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài click, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ đâu, miễn là có internet; thay vì phải vận chuyển hóa đơn qua bưu điện như hóa đơn giấy.
– Có độ an toàn, chính xác cao:
Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…
– Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
Khi sử dụng hóa đơn này, các đơn vị không phải đăng ký mẫu hóa đơn và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn sử dụng.
Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Trước đây, những nội dung của có trên hóa đơn được quy định tại Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nay, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, những nội dung này được quy định bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
– Thời điểm lập hóa đơn;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Bộ Tài chính được giao hướng dẫn những nội dung bắt buộc có trên hóa đơn và những nội dung không nhất thiết phải có. Tuy nhiên, tính tới thời điểm hiện nay, Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về vấn đề này vẫn chưa được ban hành.
Có nhiều nội dung bắt buộc có trên hóa đơn điện tử (Ảnh minh họa)
Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử
Hóa đơn được công nhận là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:
– Về nội dung: Có đầy đủ nội dung bắt buộc như nêu trên;
– Về thời điểm lập hóa đơn: Với trường hợp bán hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn việc việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng; Với trường hợp cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
– Về định dạng hóa đơn: Theo định dạng chuẩn dữ liệu như quy định của Bộ Tài chính.
– Về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Phải nhận được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế…
– Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.
Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử
Trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn
– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01.
– Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
– Nếu có thay đổi thông tin đã đăng ký, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 như trên.
Bước 2: Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế
– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn
– Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã
Bước 3: Cấp mã hóa đơn
– Hóa đơn được cấp mã nếu đúng thông tin đăng ký; Đúng định dạng; Đầy đủ nội dung và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn.
– Hệ cấp cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động cấp mã hóa đơn và gửi kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua
Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
Trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn
– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01.
– Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế; doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ký số trên hóa đơn.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua
Hóa đơn được gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
Hướng dẫn cách thực hiện hóa đơn điện tử 2019 (Ảnh minh họa)
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
– Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy;
– Việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
– Sau khi chuyển đổi, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử
Hiện nay, Tổng cục Thuế đã xây dựng trang web tra cứu thông tin hóa đơn tại địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Cách tra cứu như sau:
– Truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn; Chọn Thông tin hoá đơn / Tra cứu một hoá đơn;
– Điền các thông tin có dấu gắn (*) là các thông tin bắt buộc phải điền. Sau đó chọn “Tìm kiếm” để tra cứu;
– Kiểm tra kết quả tra cứu.
